党委办公室负责上级党委领导部门下发的中共中央、中共山东省委等各类机要文件、资料的登记、发放、借阅、保管和清退销毁工作，以及电报的登记、传阅、定时上缴工作。
（一）文件阅读范围
严格按照文件规定的阅文范围进行传阅。
（二）收文
1、收到文件、材料后，首先检查文件袋有无破损，然后再拆封。
2、收文要及时拆封，清点文件份数和编号。如发现问题，要及时向发文机关查询。
3、各种文件、资料要分别登记，来文份数较多又无编号的，需编号登记后方能下发。
4、文件密级要在收文本注明。
（三）发文
1、发放文件要逐项对文号、份数和编号进行登记。
2、领取文件要当面按号点清，并办理签收手续。
3、机要文件应由专职管理人员领取，不得代领。
（四）送阅
1、送阅范围：学校党政领导。
2、送阅时，应在送文本上认真登记传送文件夹及夹中文件，随时掌握夹中文件流向，并经常提示阅文人不要横传文件夹。
3、阅文人阅后退回时，应对照“收文处理专用签”（填明来文机关、来文文号及文件编号）认真核对，如阅文人留用某份文件，要及时在文件夹中和送文本上注明。
4、 领导对所送文件的批示，要及时落实。
5、按照有关规定，秘密文件不得随意复印。如确困工作需要，经发文单位同意后，才能复印，复印件应按原件管理办法进行管理。
（五）借阅
1、建立借阅文件登记本。
2、借出文件时，要写明借阅时间、文件名称、文号、文件顺序编号及份数，借用人签名后方可取走文件，并应按时归还。
3、文件归还时，经核对无误后，立即注销。
4、所借文件逾期未归还的，要及时催还。
（六）文件的清退和销毁
1、根据省委办公厅下发的《文件清退表》，对相关文件、资料进行清退。
2、根据下发的各种文件、资料、刊物的性质，按照文件管理有关规定，通知校内各单位，限期收回。
3、文件收齐后，进行分类、清点、打捆。
4、好省委下发的《文件清退表》（一式两份），由党办主任按表清点、检查后，报送省委办公厅秘书处验收。
5、留存文件列表登记后，送档案室存档。
6、待销的秘密文件、资料、刊物送交保密监销站销毁。
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